Executive Assistant

Nombre de la Empresa: Danaus Pharmaceuticals

Sector y actividad de la empresa: Empresa StartUp Biotecnología – Terapia Génica

Puesto a cubrir: Asistente Ejecutivo Nº de plazas: 1

Tareas:    

• Gestionar y coordinar calendarios complejos de ejecutivos: programar reuniones y conferencias telefónicas y materiales de presentación.
• Coordinar, ayudar a planificar y supervisar las reuniones; gestionar activamente los calendarios de la recepción y de las salas de conferencias. Gestionar la preparación y el cierre de las reuniones, incluyendo la configuración de las videoconferencias, la configuración de las llamadas telefónicas y la impresión de los materiales.
• Interactúa regularmente con el equipo internacional para preparar materiales para reuniones o presentaciones. Ayudar en las presentaciones de PowerPoint, aplicaciones de Microsoft y Google, cuando sea necesario.
• Gestionar la correspondencia y la información altamente confidencial/sensible.
• Responder a todas las llamadas entrantes, gestionar los viajes nacionales e internacionales y trabajar en proyectos especiales asignados.
• Coordinar con otros departamentos las solicitudes y prioridades.
• Gestionar y conciliar los informes de gastos, iniciar la presentación de solicitudes de compra y redactar y presentar contratos.
• Consultar con la dirección ejecutiva y su personal de apoyo sobre los problemas y las soluciones propuestas.
• Proporcionar apoyo general de oficina al personal cuando sea necesario.
• Mantenimiento de la oficina, almacenamiento de suministros y gestión de los equipos de oficina. Garantizar que el espacio y los equipos de la oficina estén bien mantenidos, organizados y seguros, y que los suministros estén siempre disponibles.
• Controlar los suministros generales de la oficina y gestionar los pedidos. Coordinar las solicitudes de los departamentos y de los individuos como parte de los pedidos semanales.
• Coordinar con el solicitante del envío para asegurar que todas las aprobaciones, formularios de aduana y otros documentos requeridos se compilan antes del envío de los compuestos.
• Coordinación de la oficina con la dirección del edificio, las instalaciones/mantenimiento y otros proveedores de la oficina. Ayudar a reservar espacios compartidos con el edificio.
• Asistir y gestionar las TI y los RRHH.
• Proporcionar el proceso de incorporación de nuevas contrataciones, incluyendo la coordinación de entrevistas y candidatos.
• Apoyo administrativo ad hoc, incluyendo el registro de los empleados para las conferencias; el mantenimiento del teléfono de la empresa, las fotos y los directorios; la realización de recados generales según sea necesario para los eventos o envíos de la empresa; el pedido de tarjetas de visita para los empleados; el escaneo de tarjetas de visita para la alta dirección.